Rekenwerk voor teams: wat kost ‘een dag uitdaging’ echt per persoon (tijd, voorbereiding, materiaal)

In 2026 zie je dat teams steeds vaker “ervaringen” plannen in plaats van klassieke etentjes, maar tegelijk wordt iedereen strenger op transparantie: HR wil weten wat er op de factuur komt, teamleads willen de planning rondkrijgen, en deelnemers willen vooraf duidelijkheid over wat ze moeten voorzien. Niet omdat mensen afhaken op een bedrag, wel omdat onduidelijkheid stress geeft: wie betaalt wat, hoe lang ben je weg, en wat als iemand last minute uitvalt?

Deze blog maakt het rekenwerk concreet. Je krijgt een heldere checklist met kostenposten én een voorbeeld van een dagindeling, zodat je de kost per persoon van een teambuildingdag realistisch kunt inschatten, inclusief voorbereiding, materiaal en verplaatsing. Handig als je nu al je budgetplanning voor teambuilding in de zomer van 2026 wil vastleggen.

Begin bij één keuze: reken je per team of per deelnemer?

Veel misverstanden ontstaan door het verschil tussen een totaalprijs per groep en een tarief per persoon. Bij het teambuilding kosten berekenen helpt het om eerst dit onderscheid scherp te zetten:

Praktisch: maak in je sheet twee kolommen. Eén met de totale kosten (voor de organisatie), en één waarin je die omzet naar een bedrag per deelnemer. Zo wordt het verschil tussen prijs per team versus per persoon meteen zichtbaar, zeker wanneer je groep net onder of boven een minimum aantal zit.

Wil je al activiteiten vergelijken binnen één locatie? Op het activiteitenoverzicht van KickCity zie je snel wat bij jullie groep past, van VR tot buitenactie.

Directe kosten (wat je echt betaalt om te kunnen spelen)

• Deelname of reservatie van de activiteit(en)
• Eventuele upgrades in duur (bijvoorbeeld langer spelen of extra rondes)
• Optionele begeleiding of extra formats (bij sommige concepten vereist of wenselijk)

Materiaal en kledij (klein bedrag, grote irritatie als het onduidelijk is)

Materiaal kosten bij een teambuilding zijn niet altijd een aparte lijn op de factuur, maar ze bestaan wel in je totaalplaatje:

• Sportieve kledij of reservekledij (zeker bij outdoor)
• Handschoenen, lange broek, gesloten schoenen, afhankelijk van de activiteit
• Eventuele teamprops (petjes, armbandjes, kleurbanden) als je met subteams werkt

Ook belangrijk: communiceer vooraf duidelijk wat je moet meebrengen naar een teambuildingdag. Dat voorkomt discussies om 09:45, wanneer de helft in nette schoenen staat.

Transport en verplaatsing (meestal de grootste “onzichtbare” kost)

Transportkosten voor een teambuildingactiviteit worden vaak onderschat, omdat ze niet op de offerte staan. Reken bijvoorbeeld:

• Kilometervergoeding of brandstof
• Parkingkosten
• Tijdverlies door verplaatsing (die telt mee als werk- of overurentijd, afhankelijk van jullie afspraken)
• Carpoolcoördinatie of shuttle

Tip: zet verplaatsing niet in “misc”. Maak er een aparte regel van in je budget. Dan ziet iedereen meteen waarom de kost per persoon van een teambuildingdag hoger uitkomt dan alleen de activiteit.

Eten, drinken en naborrel (de stille budgetsloper)

• Drankbudget per persoon (fris, water, koffie)
• Lunch of broodjes
• Avondformule, bijvoorbeeld een BBQ of restaurant
• Allergieën, vegetarische opties, extra’s: vaak kleine toeslagen, maar ze tellen op

Optionele voorbereiding: mini-training of teamkick-off

Sommige teams plannen vooraf een korte workshop of teambriefing. Dat is geen must, maar het kan helpen als je een echte teamfocus wil. Neem in je raming op:

• 30 tot 60 minuten voorbereidingstijd voor de teambuildingactiviteit (intern)
• Een korte afstemming met teamleads (doel, groepsindeling, timing)
• Eventueel een “regels en veiligheid” documentje dat je op voorhand doorstuurt

Checklist: kosten teambuilding event, klaar om te kopiëren

Gebruik onderstaande checklist kosten voor je teambuildingevent als basis voor je eigen sheet. Zet er telkens bij: “organisator betaalt” of “deelnemer betaalt”, zodat je geen grijze zones overhoudt.

• Activiteit(en): deelname, minimumaantallen, duur
• Extra spelrondes of langere sessies
• Kledij en persoonlijke uitrusting (wat deelnemers zelf voorzien)
• Eventmateriaal (teamindeling, badges, kleine prijzen)
• Verplaatsing: km, parking, reistijd
• Eten en drinken: lunch, snack, drankbudget, avondformule
• Interne tijd: briefing, planning, opvolging
• Vervanging bij afwezigen: wie vangt werk op, wat kost dat intern?
• Onvoorziene buffer (bijvoorbeeld 5 tot 10% voor last-minute wijzigingen)

Belangrijk: zet ook één regel “buffer voor wijzigingen”. Niet omdat je chaos verwacht, maar omdat je team anders bij de kleinste verandering opnieuw moet beginnen rekenen.

Tijd is ook geld: zo maak je een haalbare dagplanning

Naast euro’s is tijd de tweede reden waarom groepen afhaken. Een duidelijke teambuilding dagplanning als tijdslijn maakt de dag behapbaar voor deelnemers én leidinggevenden.

Hier is een voorbeeldschema dat je kunt aanpassen aan jullie situatie:

• 09:00 briefing en aankomst
• 09:30 omkleden, teams verdelen, korte uitleg
• 10:30 start eerste activiteit
• 12:30 lunchpauze
• 13:15 tweede activiteit of competitieformat
• 16:30 korte pauze en scoremoment
• 19:15 einde programma
• 20:00 BBQ of avondafsluiter

Waarom dit werkt: je maakt ruimte voor omkleden, teamindeling en een realistische overgang tussen onderdelen. Dat is vaak het verschil tussen “we liepen de hele dag achter” en “dit was strak georganiseerd”.

Bij KickCity helpt het ook dat je effectief speelt tijdens je gereserveerde tijd, zonder wachtrijen die een afwezigheid nog pijnlijker maken voor de rest van de groep.

Praktisch voorbeeld: snelle berekening van kost per persoon

Wil je de kost per persoon van een teambuildingdag snel inschatten? Denk in drie lagen:

1. Basis: deelname aan activiteiten
2. Rand: transport + eten/drinken
3. Intern: tijd van organisatie en deelnemers

Zodra je die drie lagen optelt en deelt door het aantal deelnemers, krijg je een eerlijk bedrag dat je kunt verdedigen richting HR of management. En minstens even belangrijk: je team weet waar het aan toe is.

Voor reserveren kun je meteen door naar het online boekingsportaal. Wie ook wil begrijpen hoe tarieven evolueren en waarom, vindt extra context in de blog over prijsaanpassingen.

Afsluiter: helderheid verkoopt niets, maar het overtuigt wel

Een dag vol uitdaging organiseren lukt pas echt wanneer je zowel het plezier als het rekenwerk serieus neemt. Als je vooraf transparant bent over kosten, materiaal en timing, voelt niemand zich “meegenomen in iets vaags”, en stijgt de goesting om mee te doen.

Wil je voor zomer 2026 een plan dat klopt op papier én in de praktijk? Kies een paar activiteiten die bij jullie groep passen, zet de checklist in een sheet, en leg je datum vast via het boekingsportaal van KickCity. Daarna hoef je vooral nog één ding te doen: teams samenbrengen en ze laten spelen.